こんにちは。ディーアイエスサービス＆ソリューション株式会社でシスココラボレーション製品の担当エンジニアをしております斎藤です。

 

前回データ保持ポリシー変更についてご紹介させていただきました。公開後、いろいろと反響がありまして、いくつか追加の問い合わせをいただきましたので、追加情報としてご紹介させていただきたいと思います。前回記事と合わせてご確認ください。

 

 

 

※本記事は、前回記事の補足内容となります。お読みいただく前に、前回記事をご一読いただけますと幸いです。

Collaboration 第98回 「【重要】CiscoWebex データ保持ポリシーの変更（Changes to Data Retention policy for Webex）について」

 

スペースごとのWebexデータ保持ポリシー確認方法

前回ご紹介ができていなかったのですが、Webexメッセージング（旧Webex Teams）のチャットやり取りに関しては、スペースごとに適用されるWebexデータ保持ポリシーが異なり、当該スペースに適用されるデータ保持ポリシーは、スペースの作成者のステータスで決まります。

 

例えば、無償Webexユーザが作成したスペースは、2023年1月31日以降に180日のデータ保持ポリシーが適用され、そのスペースでは半年以前のチャット履歴が見えなくなってしまいます。仮にそのスペースに有償Webexユーザ（保持ポリシーが360日以上）が参加していたとしても、半年以前のチャット履歴は見えなくなりますのでご注意ください。

 

そうなりますと、適用されるデータ保持ポリシーが何になるのか気になるところですが、スペースに適用されるデータ保持ポリシーは、Webexアプリ上でスペースごとに確認が可能です。手順としましては、スペース名左の「歯車（設定）」＞「スペースのポリシーを確認」からご確認いただけます。

 

上記は複数名が参加しているスペース（グループメッセージ）に関してですが、１対１スペース（ダイレクトメッセージ）でも同様の手順でデータ保持ポリシーをご確認いただけます。１対１スペースの場合、スペース作成者という概念が無いため、自分と相手の両方のデータ保持ポリシーが適用されます。

上図では、例として弊社とシスコでデータ保持ポリシーが異なっていることを示しております。例えば、データ保持ポリシーが、自組織で360日、相手組織で７日、に設定されている場合、自分から見えるチャット履歴は360日間、相手から見えるチャットは７日間、という具合になります。さすがにデータ保持ポリシーを７日間に設定されている方はいないと思いますが、「○○日のチャットを確認してください」と依頼した場合に、相手側では見えないという可能性がありますので、目安として１年以上前のデータを参照する場合には、再送いただいた方がいいかと思います。

 

なお、スペース作成者の確認に関してですが、こちらは残念ながら確認することができません。一応、スペースを作成時まで（一番上まで）履歴を遡れば、「「（スペース名）」スペース（○○が作成）が開始されます。XX:XXしました。」という具合に作成者を確認できるのですが、今回の仕様変更で履歴が削除されるとこの確認もできなくなる可能性が高いです。

 

また、スペース作成者を後から変更することもできません（モデレーター変更でもポリシー変更は不可）ので、気になるスペースに関しては、スペースポリシーをご確認いただき、残しておきたい削除予定のメッセージは、事前にキャプチャ取得やファイルダウンロードをしていただければと思います。

 

 

今回ご紹介した追加の問い合わせにつきましても、テクニカルサポートに確認をしておりますので、参考までに問い合わせ内容を下記に掲載させていただきます。こちらも参考にしていただければと思います。

※問い合わせ１~１２は前回記事に掲載しておりますので合わせてご確認ください。

Collaboration 第98回 「【重要】CiscoWebex データ保持ポリシーの変更（Changes to Data Retention policy for Webex）について」

 

 

１３．今回の仕様変更がどの約款に基づいた変更なのか、ご教示いただくことはできますでしょうか。

→下記ご参照頂けますでしょうか。

・シスコエンドユーザライセンス契約

https://www.cisco.com/c/dam/en_us/about/doing_business/legal/eula/eula-japanese.pdf

12.7条（a） 全般 各当事者は、本EULAに基づくそれぞれの義務に適用される全ての法律及び規則を順守します。シスコは、該当する法律及び規則を順守するために、特定の場所におけるシスコテクノロジーの可用性を制限、又は機能を変更若しくは廃止することができます。

・Dataretention changes coming in 2023

https://help.webex.com/en-us/article/nwiba54/Data-retention-changes-coming-in-2023

By introducing adefault retention period, we're helping you manage the lifecycle of youruser-generated content, reduce your data footprint, and ensure you can meetcompliance and regulatory standards.

デフォルトの保存期間を導入することで、ユーザー生成コンテンツのライフサイクルを管理し、データフットプリントを削減し、コンプライアンスや規制基準を満たすことができるよう支援します。

 

 

１４．社内外の方とやりとりしているスペースに関して、データ保持ポリシーはスペース作成者が所属する組織のデータ保持ポリシーが適用される認識でよろしいでしょうか？

→はい、ご認識通りでございます。

 

１５．その場合、誰がそのスペースを作成したのかを確認することはできますでしょうか？

→大変申し上げにくいですが、スペース作成者を確認することできかねます。

 

１６．スペースポリシーですが、例えばモデレータを設定する等で、適用ポリシーを変更することはできないでしょうか？

→モデレータを設定しても、適用スペースポリシーを変更することは出来ません。

 

１７．または、例えば無償ユーザが作成したスペースを有償組織に登録した場合は、組織のスペースポリシーに変更されるのでしょうか？

→弊社のアカウント利用規則は、同じメールアドレスで有償或いは無償アカウントは、一つアカウントのみ存在すること可能でございます。その故に、同じメールアドレスを有償サイトにご登録の前提条件としては、無償アカウントを削除してから、有償サイトへご登録可能になります。

この場合は、以前無償アカウントでご作成したスペースは、同じメールアドレスの有償アカウントと関連されませんので、全く新しいユーザーとして登録されます。そのため、お客様ご言及されている「無償ユーザが作成したスペースを有償組織に登録した場合は、組織のスペースポリシーに変更されるか」については、組織のスペースポリシーに変更されません。

 

１８．社外の方との１対１（ダイレクト）メッセージスペースでは、自分が投稿したメッセージと相手が投稿したメッセージで、保持期限が異なるのでしょうか？仮に相手の保持期限が７日に設定されている場合、７日以前のメッセージ履歴は、自身のメッセージのみ残るのでしょうか？

→自分のアカウントは保持ポリシーの設定によって、メッセージの保存期間が決まります。

仮に相手の保持期限が7日に設定されている場合、相手側のWebexアプリで確認すると、７日以前のメッセージ履歴がなくなりますが、自分側のWebexアプリで見ると、相手や自身のメッセージとも残ります。

 

 

今回は以上とさせていただきます。最後までご覧いただきありがとうございました。引き続きよろしくお願い致します。