PC-Webzine2025年12月号広告特集 サイオステクノロジー

出張申請や購入申請、社内PC 貸し出し申請など、企業では日々多くの稟議が行われている。稟議を紙書類で行っていると、申請者側では記入ミスや提出先を誤ってしまうといった課題が発生し、承認者側では確認漏れや承認遅れ、紛失のリスクといった問題が発生してくる。
そこで活用したいのが、サイオステクノロジーが提供するクラウドワークフローシステム「グルージェントフロー（Gluegent Flow）」だ。

サイオステクノロジーの「グルージェントフロー（Gluegent Flow）」（以下、グルージェントフロー）は、業務と業務フローを標準化し、企業の生産性向上を実現するワークフローシステムだ。マルチデバイスに対応し、PCで使えるWebブラウザー版のほか、スマートフォンやタブレットで利用できるアプリ版も用意している。申請・承認・決裁を効率化する本製品について、本記事では三つの特長をピックアップして紹介しよう。

まず一つ目は、申請の不備や漏れを防ぐ申請フォームを作れる点だ。人間が記載する以上、どうしても入力ミスや漏れは発生してしまう。そうしたミスを減らすために、本製品ではシステム側で計算を行う「自動計算」をフォームに設定できる。加えて、JavaScriptによる細かい入力制御も行える。例えば、交通費申請の際の「交通手段が車の場合は交通機関名を非表示にし、移動距離の項目を追加したい」といった、詳細な条件分岐や項目の表示設定ができるのだ。スクリプトは生成AIを活用した「スクリプト自動生成」機能を使えば、実現したいことを入力するだけで生成可能だ。

さらには、マスターデータを利用したフォーム作成も行える。マスターデータの情報を選択肢やフォーム内での絞り込み検索のデータとして反映でき、手入力によるミスをなくせるのだ。これらの機能を使うことで、申請書に記載されるデータが整うため、正確で信頼性の高いデータ活用を実現できる。

二つ目は、複雑な申請経路や条件にも柔軟に対応可能な点だ。金額によって最終決裁者を変更したい場合など、承認経路を条件ごとに複数設定できる。申請者はどの承認者に回せばよいか迷うことなく、スムーズに申請が行えるのだ。

また、複数名のうち1名、多数決、全員の合意といった、承認や決裁条件も複数設定可能だ。経営リスクの高い判断を必要とする場合や、リスクを許容して進めたい案件など、実際の運用に即した承認・決裁条件を柔軟に決められる。承認に当たって経路数に制限はないため、分岐や承認者の条件を組み合わせながら、組織の運用に合わせて自由に経路を確定できる。条件ごとの承認経路の分岐や承認者の条件設定は、入力制御と同じくJavaScriptで行える。もちろんスクリプト自動生成機能が使えるので、複雑な承認経路も簡単に設定可能だ。

三つ目は、グループウェアと連携できる点だ。「Microsoft 365」「Google Workspace」のアカウントとの連携に対応するので、ユーザーはシングルサインオン（SSO）が行える。さらに、MicrosoftOneDrive・SharePoint ／共有ドライブへの添付ファイルの自動アップロード、Microsoft Excel ／ Googleスプレッドシートへの申請内容の自動出力、Microsoft Outlook・Teams ／ Gmailへの確認・承認依頼の自動通知などができるため、稟議関連業務の自動化を実現するのだ。

Google WorkSpace連携のイメージ

多様な特長を備えるグルージェントフローは、ユーザーの業務をより効率化するために、さまざまな機能を追加している。

その中で注目したいのが、生成AIを活用した機能だ。まず申請者に向けては、生成AIが適切な申請書を示す「スマートモデル検索」機能を用意する。検索は自然言語で行えるので、「土日に出勤する予定です」のように申請したい内容を入力すれば、AIが該当する申請書を理由と共に複数提示してくれるのだ。

承認者に向けては、申請内容を要約して提示する「タスク要約」機能を用意する。申請一覧で「要約」ボタンを押すと、AIが要点をまとめた申請内容が表示される。要約内容を確認し、優先対応したい申請を見つけた場合は「開く」ボタンを押せばよい。大量に申請が来た場合の迅速な判断をサポートし、業務の停滞を防止する。

加えて、2025年10月20日に「付箋」機能がベータ版として追加された。正式版のリリースは2026年夏ごろの予定だ。本機能は任意の場所に付箋型のテキストボックスを表示するもので、申請フォームだけでは伝えきれない補足情報や、注目してほしい箇所を強調する際に活用可能だ。申請業務をクラウド化すると、直接書類を渡す手間がなくなるため、対面のやりとりが減ってしまう。そうしたときに付箋機能で「頑張ったね！」のようなメッセージを書いて申請書類を承認すれば、グルージェントフロー上でコミュニケーションが行える。感謝や期待の言葉のほかにも、アドバイスを添えて申請書類を差し戻すことも可能だ。紙の付箋と同じように使えることで、一方的な指示にならず、相手を思いやったやりとりの中で稟議を進められるのだ。

そしてグルージェントフローは、サービス継続率99.52％※に裏打ちされた、顧客評価が高い手厚いサポートも特長だ。利活用支援を行う「カスタマーサクセス」では、追加費用なしで初期設定のサポート、社内展開に向けた勉強会、定期的なセミナーによる新機能の紹介といった支援が受けられる。導入後も活用方法の提案や課題解決の相談を、個別のミーティングなどを通じて対応するのだ。

加えて、製品サポートの情報を発信するWebサイト「クラウドコンシェルジュ」も用意し、基本的な操作から複雑な運用方法まで、マニュアルをオンラインで提供する。本製品の利用で疑問が生じた際は、クラウドコンシェルジュチームに直接問い合わせることも可能だ。なお問い合わせは回数制限がない上、こちらも追加費用なしで利用できる。稟議を効率化するサブスクリプションサービスを提案し、顧客の生産性向上を支援しよう。

※サイオステクノロジー調べ。2024年3時点の12月解約率平均から逆算して算出。