PC-Webzine2024年10月号広告特集 インターコム

自然災害によって会社が停電したり出社ができなくなったりすると、ファクス業務が止まってしまう。これにより受発注などのやりとりが滞ると、取引に影響が出る可能性がある。加えて災害で会社に被害が出ると、紙に印刷していたファクスデータが破損し、今までのやりとりの記録が消失してしまう危険性もある。こうした事態を防ぐために、企業はファクス業務のBCP対策に取り組まなければならない。そこで活用したいのが、インターコムが提供するクラウドファクスサービス「まいと～く Cloud」だ。

まいと～く Cloud は、累計1 万6,000 社以上の導入実績を持つファクスソリューション「まいと～く」シリーズのクラウド版サービスだ。インターネット回線があればどこでも使えるため、オフィスの自席だけでなく、自宅やサテライトオフィスでもファクス業務が行える。自然災害で出社できない場合も、自宅からファクスを送付可能だ。まいと～く Cloudはファクスの送受信両方に対応するため、取引先から送られてくるファクスを自宅やサテライトオフィスで受け取ることもできる。緊急時もファクスでの受発注業務を続けられるので、取引先との重要連絡を滞らせずに済む。
さらにクラウドファクスサービスなので、ファクスを紙で送受信する必要がない。災害で会社が被害を受けても、取引先とやりとりしたファクスデータを失うことがなくなるのだ。すぐにファクス業務を再開できるため、災害後の素早い事業復旧を実現する。

まいと～く Cloud 導入後の業務改善イメージ

まいと～く Cloudは、受信したファクスを条件に応じて振り分ける「送受信FAXの自動振り分け」機能を備える。発信者番号や受信側の契約ファクス番号、送信側のファクスIDを基に受信ファクスを自動でグループ別に振り分けるので、仕分けの手間を解消可能だ。緊急時も自動で仕分けられるので、受信ファクスが混乱してしまうことがない。
さらにまいと～く Cloudは、基幹システムと連携してファクス送信業務の自動化が可能だ。オプションの「システム連携オプション」を導入すると、CSVファイルの指示内容に従ってファクスを自動送信する「CSVファイル連携（帳票FAX自動送信）」機能を使える。CSVファイルの受け渡しを基幹システムと行うだけで、複数の送信先へ異なる帳票を順次送信するシステムを構築できるのだ。

すでに使用中の複合機がある場合は、オプションの「複合機連携オプション^※」を導入すると良い。本オプションにより、受信時のファクス番号を変えずにクラウド化を実現可能だ。また複合機連携と共に、自社で契約中の電話回線業者が提供する電話転送サービスを利用するのも良いだろう。複合機の番号からまいと～く Cloudの番号への電話転送を設定しておくことで、複合機が使えない際も可用性を担保できる。被害を受けた本社に複合機があっても、ファクス受信の継続が可能になるので、二重の備えを実現する。まいと～くCloudを提案し、顧客のファクス業務のBCP対策を支援しよう。

※ 複合機連携オプションは、リコーと富士フイルムビジネスイノベーションの複合機に対応する。