Microsoft 365・入退社時のユーザー管理を効率的に行う

Microsoft 365 のサービスでは購入したライセンス数に応じて料金を支払い、ライセンスを割り当てられたユーザーがサービス（Microsoft 365 Apps、OneDrive、SharePoint、Teams、Exchange など）を利用できます。
このため管理者によるユーザーアカウントの作成や削除、ライセンスの割り当て・割り当て解除などのユーザー管理は Microsoft 365 を利用する上での重要な作業です。特に社員の入社・退社時のアカウント作成/削除・ライセンスの割り当て/割り当て解除は確実かつ効率的に行いたい作業です。

このようなユーザー管理作業は Microsoft 365 管理センターで行うことができますが、それ以外に PowerShell を利用した管理も行うことができます。

Power Shell の利用には以下のようなメリットがあります。

同じような操作を繰り返し行う場合や多数のユーザーを対象とした操作を行う場合は、事前に csv ファイルでリストを作成して対象ユーザーを指定でき、ログを証跡として残せる PowerShell での作業をお勧めします。
この記事では社員の入社・退社時のユーザー管理について、効率的かつ確実に行う方法を解説します。

今回紹介している PowerShell での操作についての詳細は、以下を参照してください。

新規採用者の入社時など、一度に多くのユーザーを作成したい場合があります。
このような場合のユーザーの一括追加は、PowerShellを利用して以下の手順で行えます。

PowerShell で作成したライセンス未割り当てのユーザーに一括してライセンスを割り当てたり、複数のユーザーのライセンスを変更・割り当て解除したりすることができます。
ユーザーの作成と異なり、既存のユーザーにライセンスを割り当てたり変更したりする場合、csv ファイルで対象ユーザーの一覧を指定するには PowerShell を利用する必要があります。

退職者や長期求職者など、Microsoft 365 の利用を停止したいユーザーがある場合、ユーザーの無効化（サインインのブロック）と削除の二つの方法があります。

ユーザーの無効化や削除でも csv ファイルを使って対象ユーザーの一覧を指定するには PowerShell を利用する必要があります。

退職者や離職者のライセンスやアカウントはここまで説明した手順で割り当て解除・削除が行えます。しかし組織としては法令の定めやコンプライアンスなどの要件で、退職者・離職者が保存していたデータ類を保全しなければならない場合があります。
Microsoft 365 の既定の設定では、サービスのライセンスが無くなると、以下のデータが30日後に自動的に削除されます。

これらのデータを保持する方法を簡単に説明します。

OneDrive for Business のデータはユーザーに紐づくものなので、ユーザーのアカウントが削除されると自動的にデータも削除がトリガーされます。トリガーから 30 日後にごみ箱に移動され、93日間保持されたのち、完全に削除されます。

既定では、Microsoft 365 上でユーザーにマネージャー（上司）が指定されている場合、ユーザーが削除されるとユーザーのマネージャーにユーザーの OneDrive へのアクセス権が自動的に付与されます。
マネージャーには削除されたユーザーの OneDrive にアクセスできること、30日後にデータが削除されることを通知するメールが送信されます。このメールは削除の 7日前にもリマインダーとして送信されます。
通知を受け取ったマネージャーは、削除されたユーザーの OneDrive にアクセスして、以下のいずれかの方法でデータを保全できます。

マネージャー未設定のユーザーのアカウントを削除した場合、誰もユーザーの OneDrive for Business へのアクセス権を持たないので、いったん削除を取り消して、マネージャーを設定後に改めてアカウントを削除してください。
またごみ箱に移動した後でデータを復元するには PowerShell を利用する必要があります。

OneDrive のデータの保持と削除・復元について詳しくは、以下を参照してください。

Microsoft 365 の管理作業を PowerShell で行うことができます。
PowerShell を利用するための方法として、以下の2つがあります。

管理者が利用するコンピューターに必要な PowerShell モジュールをインストールして、管理作業を開始するための準備作業は以下の通りです。

Azure Cloud Shell は Microsoft 365 管理センターから起動できる PowerShell コンソールです。Microsoft 365 管理センターへのサインインが行われているので改めてサインインを求められることがなく、必要な PowerShell モジュールもインストール済みなので、起動するだけですぐに管理作業を開始できます。

Cloud Shell は管理センター画面右上のアイコンをクリックして起動できます。

ユーザー情報 csv ファイルなどの PC で作成したファイルを Cloud Shell で利用する際は、Cloud Shell にファイルをアップロードする必要があります。詳しくは以下を参照してください。

Microsoft 365 のユーザー管理・ライセンス管理は、コスト管理面でもセキュリティとコンプライアンスの面でも重要な作業です。多くの作業は Microsoft 365 管理センターの Web ページ上で行えますが、管理センターでの作業には以下のような問題があります。

こうした問題点は、PowerShell を利用した作業を行うことで改善できます。PowerShell は利用開始に準備が必要ですが、コマンド自体はコピー＆ペーストで実行でき、またすべての作業証跡（ログ）を自動的に保存することもできます。
ごみ箱からのアイテムの復元のように PowerShell を利用しないと行えない操作もありますので、ぜひ PowerShell での Microsoft 365 管理を試してみてください。

また退職者・離職者のデータの保全では Microsoft 365 Business Premium・Microsoft 365 E3/E5 ライセンスがあると利用可能な便利な機能もあります。セキュリティやコンプライアンスの向上にはこれらのライセンスへのアップグレードもご検討ください。
Microsoft 365 ライセンスの購入やアップグレードについてのご質問、ご相談は当社担当営業までお気軽にご連絡ください。

Microsoft 365 の各プランの詳細については、以下をご参照ください。

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