使わないともったいない！ Microsoft 365 の便利アプリ

多くの企業で Microsoft 365 を導入する大きな理由は以下のようなものではないでしょうか。

これらの機能だけでも Microsoft 365 は非常に高いコストパフォーマンスを持っていますが、Microsoft 365 に含まれるアプリケーションはこれらだけではありません。ユーザーの日常の業務に役立つさまざまなアプリケーションも提供されています。
今回は、Microsoft 365 サブスクリプションを契約していれば追加料金なしで利用できる便利なアプリケーションの使い方を紹介していきます。これらのアプリケーションを活用して、日々の業務をより効率化しましょう。

Microsoft Forms は、アンケートやクイズ（簡単な試験問題）を手軽に作成して、組織内のメンバーや組織外の人からの回答を収集し、集計することができるサービスです。
Forms は以下のような使い方ができます。

Forms は Microsoft 365 ライセンスのあるユーザーであれば、だれでも利用することができます。
※組織の管理者は個別にユーザーの Forms ライセンスを無効にできます。

Forms でアンケートやクイズを作成する手順は以下のとおりです。

これらのいずれかの方法で、フォーム（アンケート）を共有してください。

以上の手順で作成したフォームは「個人のフォーム」となります。作成したユーザーが所有者となり、編集や回答の表示は所有者だけが行えます。

フォームは Microsoft 365 グループを利用して「グループのフォーム」としても作成できます。「グループのフォーム」として作成されたフォームは、対象の Microsoft 365 グループのメンバー全員が編集と回答の表示を行えます。

グループのフォームでは、回答が Microsoft 365 グループの SharePoint サイトのライブラリの Excel ブックに直接記入されます。回答の集計表示で [Excel で開く] をクリックすると、回答が記載された Excel ブックが Excel Online で開きます。

クイズはフォームとよく似ていますが、以下が異なります。

Forms についてのより詳しい使い方と機能は、以下を参照してください。

Planner は直感的に利用できる簡便なタスク管理ツールです。Planner のタスク管理は単純なかんばん方式です。タスクカードにタスクを書き込むとかんばんボードにカードが表示されます。ユーザーはタスクを担当者に割り当てることができ、担当者はタスクの状況を管理し、完了を報告することができます。
タスクカードには、期限、状態、チェックリスト、ラベル、添付ファイルなど、さまざまな重要な情報を入力できます。

Planner は共同作業を行うチーム、グループ内でのタスクの管理を目的としています。そのため Microsoft 365 グループ＝Teams のチームと関連付けられます。

Planner もMicrosoft 365 ライセンスのあるユーザーであれば、だれでも利用することができます。
※組織の管理者は個別にユーザーの Planner ライセンスを無効にできます。

Planner は共同作業を行うチーム、グループ内でのタスクの管理を行うため Microsoft 365 グループ＝Teams のチームと関連付けられます。１つの Microsoft 365 グループ＝Teams のチームと関連付けられたタスクの集まりをプランと呼びます。
言い換えれば Microsoft 365 グループ＝Teams のチーム＝Planner のプランとなります。

タスクは通常かんばんボードで管理しますが、他の表示に切り替えることもできます。

Planner についてのより詳しい使い方と機能は、以下を参照してください。

日常の業務で、予約を受け付けたい、アポイントメントをとりたいというニーズがあります。例えば会社内のヘルプデスクや各種相談窓口の予約、面談・面会のアポイントメントなど、頻繁に必要とされるでしょう。こうした予約やアポイントメントについて、申し込む側・受け付ける側共に時間の調整などの手間を軽減し、簡単に申し込み・受付を行うことができるサービスが Microsoft Bookings です。
さらに Bookings のサービスは社外に公開することもできるので、美容室や各種教室、医療機関など来客の予約を受け付ける業種で、簡単にオンライン予約システムを作ることができます。

予約は、あらかじめどのくらいの長さ（時間）か、どんな種類（内容）の用件か、場所はどこか（あるいは Teams のオンライン面談か）、などを決めたテンプレートを作成しておき、それを利用して申し込みをしてもらいます。
Bookings を始めて利用すると、「Office hours」という予約テンプレートが作成されています。その内容を参考に、面談のアポイントメントの予約テンプレートを作成してみましょう。

予約が登録されると、予約を申し込んだユーザー、予約を受け付けたユーザーそれぞれに以下のようなメールが配信されます。

このように Bookings では簡単な作業で予約受付のページを作成し、また予約を申し込む側も空き時間を確認して都合の良い時間で予約を申し込むことが簡単にできます。

予約ページを外部に公開して来客受付をする方法など、より詳しい Bookings の使い方と機能については、以下を参照してください。

Microsoft Whiteboard は単独でも Teams 内でも利用できる、ホワイトボード共有アプリです。実際の会議室のホワイトボードのように、会議中に誰もが自由に書き込んだり付箋を貼ったりして、議論を整理しスムーズに進行させる役に立ちます。

詳しい Whiteboard の使い方と機能については、以下を参照してください。

Microsoft 365 には Office アプリや電子メール（Exchange Online）・OneDrive などのクラウドストレージ以外にも、実際の業務に役立つさまざまなサービスが含まれています。
日常的な業務のちょっとした改善から、より効率的なビジネスフローの構築まで多くの範囲で有益な機能がたくさんあります。追加の料金なしで利用できる Microsoft 365 の機能を活用して、業務の改善・効率化を達成しましょう。
この記事で紹介したサービス・アプリが利用できる Microsoft 365 サブスクリプションの導入については、当社担当営業までぜひご相談下さい。