こんにちは。ディーアイエスサービス＆ソリューション株式会社でシスココラボレーション製品の担当エンジニアをしております斎藤です。

 

前回、Webexサイト管理におけるWebex App（以降、Webexアプリ）への統合アップデートの概要と、どういうお客様が対象なのか、についてご紹介させていただきました。今回は、対象のお客様で具体的にどういった対応が必要なのか、についてまとめたいと思います。最後まで是非ご覧ください。

 

 

Webexサイト管理における統合アップデートに際して必要な対応

今回の統合アップデートに際して、Webexの管理者は事前に下記４点を実施いただく必要があります。

１．統合アップデート日の確認と設定

２．ユーザー情報の確認と登録

３．ミーティング以外の機能制限の確認と設定

４．アップデート方法とWebexアプリの操作方法の周知

 

以降、順番にそれぞれの項目で必要となる対応をご紹介します。

 

１．統合アップデート日の確認と設定

まずは、「１．統合アップデート日の確認と設定」です。統合アップデート日はデフォルト値がランダムで設定されています。こちらは、Control Hub（admin.webex.com）＞左メニュー「統合アップデートと移行」＞「Webex Meetingsを新しいWebexに更新します。」からご確認いただけます。

 

ほとんどのお客様は「2022年11月18日」に設定されているかと思いますが、もし８月や９月に設定されているお客様いらっしゃいましたら、社内周知や対応が間に合わない可能性がありますので、取り急ぎ「2022年11月18日」に設定することを推奨致します。変更する場合は日付横の「ペン」ボタンから設定変更が可能です。

 

以上で、統合アップデート日の確認と設定は完了です。

２．ユーザー情報の確認と登録

統合アップデート日の確認ができましたら、次に「２．ユーザー情報の確認と登録」を行います。こちらが「Webexサイト管理」特有の確認項目になります。基本的にWebexアプリはControl Hubに登録が無いと利用できないアプリケーションなのですが、「Webexサイト管理」と「Control Hub」ではユーザー情報が正確に同期されていない為、Webexサイト管理上でユーザーが登録されていても、Control Hub上ではユーザーが登録されていなかったり、ユーザー情報に差分があったり、といったことが起こりえます。そういったユーザーはControl Hubに登録が無い状態のユーザーに判定されてしまい、アップデート後にWebexアプリを使用しようとしても有償サービスを利用することができない可能性があります。それを避ける為に、「Webexサイト管理」と「Control Hub管理」の両方ユーザー登録情報を確認し、Control Hub上に登録が無いユーザーは、事前にControl Hub上に登録しておく必要があります。

 

まずそういったエラーユーザーがいるかどうかの確認を行います。「Webexサイト管理」にアクセスし、「更新を確認」＞「ユーザーリスト」をクリックします。

※もしユーザーリストが表示されない場合、既にControl Hubへのユーザー登録が完了していますので、下記手順はスキップいただいて問題ありません。

 

ユーザーリストのエクスポートができましたら、内容を確認し、それらユーザーをControl Hubへ登録していきます。

 

ユーザー登録は、１件１件手動で登録も可能ですし、csvファイルを利用した一括登録も可能です。詳細手順につきましては下記をご参照ください。

・Control Hub で手動でユーザーを追加する

・CSV テンプレートで Cisco Webex Control Hub に複数のユーザーを追加する

 

ここで、時々ユーザー登録時に「このユーザーのドメインを変換できません」というエラーが出てしまう場合があります。この原因は、当該ユーザーが「無償 Webex Meetings」に登録されていることが原因の場合がほとんどです。もしエラーが出る場合には、一度下記を参考に当該ユーザーの無償登録削除をお試しいただければと思います。

・無料の Webex アカウントを削除する

 

なお、こちらの操作は当該ユーザー自身で実施いただく必要があります。「シスコ側で無料登録を削除してほしい」という場合には、シスコテクニカルサポートにてご対応いただける可能性がありますので、一度シスコテクニカルサポートにお問合せいただければと思います。

 

以上で、ユーザー情報の確認と登録は完了です。

 

３．ミーティング以外の機能制限の確認と設定

ユーザー情報の確認と登録が済みましたら、次に「３．ミーティング以外の機能制限の確認と設定」を行います。Webex Meetingsデスクトップアプリでは、ミーティング機能（Web会議）しか利用が出来ませんでしたが、Webexアプリではミーティング機能以外にも、ビジネスチャットや１対１通話（電話）といった機能も利用可能になります。

Webexサイト管理のお客様は、仕様上Webex Meetingsしか使ってこなかった、という方が多いかと思いますので、統合アップデート後もビジネスチャットや１対１通話（電話）は使わせたくない、という方も多いのではないでしょうか。もしビジネスチャットや１対１通話（電話）を制限したい、という場合には、Control Hub上でユーザー設定が必要になります。

※こちらの設定が不要な場合、下記読み飛ばしていただいて結構です。

 

機能制限手順は、左メニュー「ユーザー」から、対象ユーザーを選択し、「ライセンスの編集」をクリックします。

こちらで、ミーティング以外の機能である、メッセージングとCallingに入っているチェックを全て外します。メッセージングとCallingで選択されているサービスが「０」になっていれば制限設定は完了です。

 

複数のユーザーを一括して変更したいという場合には、CSVファイルを利用した一括変更も可能です。

・CSV テンプレートで Control Hub のユーザーを修正する

 

これで、Webexアプリに移行した後も、ミーティング機能（Web会議）のみ使用する環境になりました。

 

４．アップデート方法とWebexアプリの操作方法の周知

最後に「４．アップデート方法とWebexアプリの操作方法の周知」を実施します。統合アップデート日になりますと、Webex Meetingsデスクトップアプリ上に「更新する」というボタンが出現します。利用者はこの更新ボタンをクリックするだけで、「Webex Meetingsデスクトップアプリ」が自動でアンインストールされ、「Webexアプリ」が自動でインストールされます。所要時間はおよそ5分〜10分です。

 

更新ボタンが表示されない場合は、右上から歯車マークから「アップデートの確認」をクリックいただくと統合アップデートが開始されます。

 

手順としてはこれだけですが、管理者目線では、管理者だけで統合アップデートを完結することができず、必ず利用者（ユーザー）自身に更新操作をいただく必要があります。また、更新ボタンを押したタイミングでWebexアプリのインストールが実行される為、例えば社員全員が同じタイミングで更新ボタンを押してしまうと社内ネットワークに大きな負荷がかかり、業務に支障がでる可能性も考えられます。これらを避ける意味で、分散して統合アップデートを実施いただくよう社内に周知することを強く推奨致します。Webexアプリのインストールはアップデート日にならないと実施できないというわけではありません。下記サイトからWebexアプリのインストーラがダウンロード可能ですので、準備が出来た方から事前にWebexアプリのインストールを進めていただくようご案内いただくのが良いかと思います。

・Webex アプリのインストールおよび自動統合アップデート

 

なお、統合アップデートで発生するダウンロードのファイルサイズは次の通りです。こちらのファイルサイズを参考に社内への分散案内をご検討いただければと思います。

・Apple MacOS バージョンの場合は 120 MB

・Microsoft Windows バージョンの場合は 150 MB

参考：(Q). アップデート時にダウンロードされるファイルサイズを教えて下さい。

 

またWebexアプリはWebex MeetingsデスクトップアプリとUIが異なります。

主な操作方法は下記資料を、最新のUIや機能につきましてはWebexヘルプセンター記事をご案内いただきますと混乱を最小限に抑えられるかと思います。

・Webex アプリへのアップデート概要

・Webexアプリへのアップデート詳細（p28~ Webex アプリ の使い方）

・Webex アプリ スタートガイド（Webexヘルプセンター）

 

いかがでしたでしょうか。かなりのボリュームですが、「１．統合アップデート日の確認と設定」にて統合アップデート日を11月18日に設定いただければ、まだ日にちに猶予はありますので、着実に準備を進めていただければと思います。また販売パートナー様におかれましては、早め早めにお客様へのご案内と確認を進めていただけますと幸いです。

 

エンジニアブログ

・その１　Webexサイト管理におけるWebex アプリ統合アップデート　概要紹介

・その２　Webexサイト管理におけるWebexアプリ統合アップデート　対応方法

・その３　Webexサイト管理におけるWebexアプリ統合アップデート　Webexサイト管理からControl Hubへの更新方法

 

最後までご覧いただきありがとうございました。引き続きよろしくお願い致します。